Löschkonzept

nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO · asterbuild.ai · Stand 4. Oktober 2026

Dieses Konzept steht als Code, nicht nur auf Papier. Die unten genannten Fristen sind in der Datenbank hinterlegt und laufen jede Nacht um 03:30 Uhr. Jeder Lauf hinterlässt eine Zeile mit Datum und Anzahl der gelöschten Datensätze; diese Nachweise können Geschäftskunden auf Anfrage vorgelegt werden. Am 4. Oktober 2026 nachgesehen: 27 Läufe vom 7. September bis 3. Oktober 2026, an jedem Tag einer, die Fristen in der Datenbank entsprechen der Tabelle in Ziffer 2 geprüft.

1 Grundsatz

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es der Zweck erfordert, für den sie erhoben wurden. Danach werden sie gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Das Konzept unterscheidet zwei Arten von Daten, und der Unterschied ist grundlegend:

Betriebsdaten des Systems — Protokolle, Benachrichtigungen, Zwischenspeicher. Sie entstehen beim Betrieb, gehören niemandem und werden nach fester Frist automatisch gelöscht.
Arbeitsergebnisse des Kunden — Leistungsverzeichnisse, Baupläne, Projekte, Kalkulationen. Sie gehören dem Kunden. Über ihre Löschung entscheidet er, nicht wir.

2 Automatische Löschung

Läuft täglich um 03:30 Uhr (UTC). Fällt ein Schritt aus, laufen die übrigen trotzdem; der Fehler wird im Protokoll vermerkt.

Daten	Frist	Begründung
Aktivitätsprotokoll	90 Tage	Dient der Nachvollziehbarkeit im laufenden Betrieb, nicht der Archivierung. Die Frist entspricht der in der Datenschutzerklärung zugesagten Dauer für Nutzungsprotokolle.
Benachrichtigungen	90 Tage	Gelesen wie ungelesen. Eine Benachrichtigung, die drei Monate alt ist, hat ihren Zweck erfüllt.
Zwischenspeicher der LV-Erstellung	30 Tage	Reiner Verarbeitungszwischenstand ohne eigenen Wert.
Sicherheitsprotokoll	3 Jahre	Nachweis von Zugriffen und sicherheitsrelevanten Ereignissen. Kürzer wäre bei einem Vorfall nicht ausreichend, länger nicht zu begründen.
Support-Nachrichten	3 Jahre	Gewährleistungs- und Beweiszwecke.

3 Löschung durch den Kunden

Vorgang	Was geschieht
Leistungsverzeichnis löschen	Die Positionen, das Änderungsprotokoll, die Kalkulationsansätze und die Prüfberichte werden mitgelöscht, ebenso die KI-Zusammenfassungen von Vergabeunterlagen, die KI-Vorschläge zum Ausmaßblatt, die Tagesberichte zum Auftrag, die Kostenzeilen der KI-Aufrufe und der Eintrag im Ähnlichkeitsspeicher, aus dem die KI frühere Leistungsverzeichnisse der Firma heranzieht geprüft. Die zugehörigen Dateien im Speicherbereich für Baupläne werden mitentfernt: Bauplan, erzeugtes PDF, Excel. Dateien in den Speicherbereichen für Fotos zum Ausmaßblatt, für Vergabeunterlagen und für freigegebene PDF bleiben derzeit liegen, siehe Ziffer 6. Der Vorgang ist nicht umkehrbar.
Teammitglied entfernen	Das Konto wird gelöscht. Die von der Person erstellten Leistungsverzeichnisse, Projekte und Auswertungen bleiben der Firma erhalten und werden auf die Inhaberin umgeschrieben — sie sind Arbeitsergebnis der Firma, nicht Privatbesitz der Person. Das Profilbild wird gelöscht.
Baustelle löschen	Bautagesberichte und die Mannschaftsliste der Baustelle werden mitgelöscht. Leistungsverzeichnisse der Baustelle bleiben bestehen und verlieren nur die Zuordnung geprüft.
Konto kündigen	Rückgabe oder Löschung nach Wahl des Verantwortlichen, siehe Ziffer 9 der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (auf Anfrage unter support@asterbuild.ai). Der Kunde kann seine Daten jederzeit selbst ausgeben: PDF, Excel, GAEB DA XML und ÖNORM A 2063.

4 Was bewusst nicht automatisch gelöscht wird

Leistungsverzeichnisse, Baupläne, Projekte und Kalkulationen unterliegen keiner automatischen Löschfrist. Das ist eine Entscheidung, keine Lücke:

Es sind die Arbeitsergebnisse des Kunden. Ein Angebot nach drei Jahren automatisch zu löschen, während der Auftrag noch läuft, wäre ein Schaden, kein Datenschutz.
Für Bauunterlagen gelten Aufbewahrungspflichten, die eine Automatik nicht kennen kann — nach UGB und BAO sieben Jahre für rechnungsrelevante Unterlagen, für Bauwerksakten regelmäßig länger.
Das Änderungsprotokoll eines Leistungsverzeichnisses hält fest, wer welche Position geändert hat. Bei einer Auseinandersetzung über ein Angebot ist genau das der Nachweis. Es fällt mit dem Leistungsverzeichnis, nicht früher.

Der Kunde kann jedes dieser Objekte jederzeit selbst löschen. Die Verantwortung für die Löschfrist liegt damit dort, wo die Kenntnis über den Zweck liegt.

5 Nachweis

Jeder Löschlauf wird mit Zeitpunkt, Dauer und der Anzahl der je Kategorie gelöschten Datensätze festgehalten. Die Protokolle sind für den Betreiber einsehbar und werden Geschäftskunden auf Anfrage im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags vorgelegt.

6 Offene Punkte

Ehrlichkeitshalber, weil ein Löschkonzept ohne seine Lücken wertlos ist:

Sicherungskopien. Umfang und Aufbewahrungsdauer der Datensicherungen bestimmt der Infrastrukturdienstleister nach gebuchtem Tarif. Eine gelöschte Zeile kann in einer Sicherung fortbestehen, bis diese abläuft. Eine Wiederherstellung auf einen beliebigen Zeitpunkt ist nicht gebucht geprüft. Die Dauer der übrigen Sicherungen ist einzutragen, sobald sie belegt ist (AVV, L8).
Übertragung an KI-Dienste. Bauunterlagen werden zur Auswertung an einen externen Dienst übertragen. Ob und wie lange dieser sie speichert, ergibt sich aus dem dortigen Vertrag und ist zu belegen.
Gelöschte Daten in Ausgaben. Wurde ein Leistungsverzeichnis bereits als PDF oder GAEB-Datei an Dritte weitergegeben, entzieht sich diese Kopie jeder Löschung durch uns.
Dateien außerhalb des Speicherbereichs für Baupläne. Beim Löschen eines Leistungsverzeichnisses werden Fotos und Pläne zum Ausmaßblatt, hochgeladene Vergabeunterlagen und freigegebene PDF noch nicht mitentfernt. Am 4. Oktober 2026 lagen in diesen Bereichen keine Dateien geprüft; die Lücke ist vor der ersten Nutzung dieser Funktionen durch Kunden zu schließen.
Gratis-LV von der Startseite. Für Plan und Angaben aus dem Gratis-LV ist der Betreiber selbst Verantwortlicher, nicht Auftragsverarbeiter; sie fallen nicht unter die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Eine Löschfrist ist nicht festgelegt. Die zugehörige Tabelle ist in der Produktivdatenbank derzeit nicht angelegt geprüft.

Stand 4. Oktober 2026. Die Fristen dieses Konzepts sind in Migration v86 als Code hinterlegt und werden nächtlich ausgeführt; jede Änderung des Konzepts erfordert eine Änderung des Codes und umgekehrt. Erstellt von einem Ingenieur-Werkzeug, nicht von einer Kanzlei. Entwurf zur anwaltlichen Prüfung gemeinsam mit der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, deren Bestandteil es ist.